Ενότητα 4

Microsoft Excel

 

 

 

Βιβλίο Εργασίας – Κάθε φορά που εκκινούμε το πρόγραμμα Excel, και δημιουργούμε ένα νέο αρχείο της εφαρμογής, τότε ανοίγουμε ένα βιβλίο εργασίας. Το βιβλίο εργασίας περιέχει φύλλα εργασίας (λογιστικά φύλλα). Κάθε αρχείο του Excel είναι ένα βιβλίο.

 

Φύλλο Εργασίας – Τα φύλλα εργασίας, τα οποία αποτελούνται από κελιά («κουτιά» χωρισμένα από γραμμές / εγγραφές και στήλες / πεδία), είναι αυτά που περιέχουν όλες τις πληροφορίες / δεδομένα (κείμενο, αριθμούς, ημερομηνίες, ώρες, αλλά και τύπους και συναρτήσεις), αλλά είναι και αυτά πάνω στα οποία εφαρμόζονται οι διάφορες συναρτήσεις και βλέπουμε τα αποτελέσματα αυτών.

 

 

Εντοπισμός και αναγνωρισιμότητα των κάτωθι :

q      Γραμμή τίτλου

q      Κουμπιά Ελαχιστοποίησης, Μεγιστοποίησης / Επαναφοράς και Εξόδου

q      Γραμμή επιλογών (μενού)

q      Βασικά γραμμή εργαλείων

q      Γραμμή εργαλείων μορφοποίησης

q      Πλαίσιο ονόματος κελιού

q      Γραμμή τύπων (κελιού)

q      Φύλλο

q      Καρτέλες φύλλων εργασίας

q      Επικεφαλίδες στηλών (A, B, C, … 256)

q      Επικεφαλίδες γραμμών (1, 2, 3, … 65.536)

q      Μπάρες κύλισης

q      Γραμμή κατάστασης

 

 

Η Βασική Γραμμή εργαλείων περιέχει τα κουμπιά που αναφέρονται στον πίνακα που ακολουθεί, μαζί με τις ενέργειες των επιλογών αυτών

 

Επιλογή	Ενέργεια
Δημιουργία	Ανοίγει ένα νέο βιβλίο εργασίας
Άνοιγμα	Ανοίγει ένα υπάρχον αρχείο
Αποθήκευση	Αποθηκεύει το τρέχον αρχείο
Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο	Αποστέλλει το αρχείο μέσω email
Αναζήτηση	Ανοίγει παράθυρο αναζήτησης φράσης ή λέξεις για εντοπισμό εντός του αρχείου
Εκτύπωση	Εκτυπώνεται το παρόν αρχείο
Προεπισκόπηση εκτύπωσης	Ανοίγει παράθυρο όπου βλέπουμε τη μορφή που θα έχει το αρχείο μας εκτυπωμένο στο χαρτί
Ορθογραφικός έλεγχος	Εκκινεί η διαδικασία ελέγχου της ορθογραφίας, αλλά και της ορθής σύνταξης
Αποκοπή	Αποκόπτεται το επιλεγμένο κείμενο
Αντιγραφή	Αντιγράφεται το επιλεγμένο κείμενο
Επικόλληση	Πραγματοποιείται επικόλληση του αντιγραμμένου ή αποκολλημένου κειμένου στο σημείο όπου βρίσκεται ο δρομέας
Πινέλο μορφοποίησης	Αφού έχουμε επιλέξει ένα σημείο του κειμένου που έχει τη μορφοποίηση που επιθυμούμε να εφαρμόσουμε και σε άλλο σημείο, πατάμε το Πινέλο Μορφοποίησης και έπειτα επιλέγουμε το κείμενο που θέλουμε να μορφοποιήσουμε
Αναίρεση	Αναιρείται η προηγούμενη ενέργειά μας
Ακύρωση αναίρεσης	Ακυρώνεται η ενέργεια της αναίρεσης (εφόσον αυτή είχε πραγματοποιηθεί προηγουμένως)
Εισαγωγή υπερσύνδεσης	Εισάγεται παράθυρο διαλόγου, όπου ορίζουμε τον προορισμό της υπερσύνδεσης
Αυτόματη Άθροιση	Εφόσον έχουμε ορίσει την περιοχή των δεδομένων, εκτελείται η άθροιση των δεδομένων αυτών, και το αποτέλεσμα εμφανίζεται σε κελί όπου εμείς επιθυμούμε
Αύξουσα ταξινόμηση	Έχοντας επιλέξει έναν πίνακα με εγγραφές πραγματοποιείται αύξουσα ταξινόμηση βάση (του πρώτου συνήθως) πεδίου
Φθίνουσα ταξινόμηση	Έχοντας επιλέξει έναν πίνακα με εγγραφές πραγματοποιείται φθίνουσα ταξινόμηση βάση (του πρώτου συνήθως) πεδίου
Οδηγός γραφημάτων	Εμφανίζεται το παράθυρο του οδηγού γραφημάτων, όπου επιλέγουμε την περιοχή δεδομένων και τελικά δημιουργούμε γράφημα, τον τύπο του οποίου έχουμε επιλέξει από τον εν λόγω οδηγό
Σχεδίαση	Εμφανίζεται η γραμμή εργαλείων της σχεδίασης
Ζουμ	Επιλέγουμε υπό μορφή ποσοστού την  ανάλυση με την οποία θα βλέπουμε το αρχείο μας (μεγάλη ανάλυση – μικρό ποσοστό, ενώ μικρή ανάλυση μεγάλο ποσοστό)
Βοήθεια για το Microsoft Excel	Εμφανίζεται το παράθυρο βοήθειας του Excel, και βέβαια ο βοηθός του Office

 

 

 

Αντίστοιχα, στον πίνακα που ακολουθεί, αναφέρονται τα κουμπιά που περιέχει η Γραμμή Εργαλείων Μορφοποίησης, μαζί με τις ενέργειες των επιλογών αυτών

 

Επιλογή	Ενέργεια
Γραμματοσειρά	Καθορίζουμε τη γραμματοσειρά των χαρακτήρων του κειμένου μας
Μέγεθος γραμματοσειράς	Καθορίζουμε το μέγεθος των χαρακτήρων του κειμένου μας
Έντονη γραφή	Οι χαρακτήρες στους οποίους εφαρμόζεται η έντονη γραφή γίνονται πιο έντονοι
Πλάγια γραφή	Οι χαρακτήρες στους οποίους εφαρμόζεται η πλάγια γραφή θα εμφανίζονται πλαγιαστοί (κεκλιμένοι προς τα δεξιά)
Υπογράμμιση	Υπογραμμίζονται οι χαρακτήρες στους οποίους εφαρμόζεται
Στοίχιση αριστερά	Το κείμενό μας στοιχίζεται από αριστερά
Στοίχιση στο κέντρο	Το κείμενό μας στοιχίζεται στο κέντρο
Στοίχιση δεξιά	Το κείμενό μας στοιχίζεται από δεξιά
Συγχώνευση και στοίχιση στο κέντρο	Έχοντας πρωτίστως γράψει κάτι σε ένα κελί, το επιλέγουμε μαζί με κάποια από τα γειτονικά του κελιά και πατώντας την εν λόγω επιλογή τα κελιά συγχωνεύονται και στοιχίζονται στο κέντρο
Νομισματική μονάδα	Όταν εφαρμοστεί σε ένα κελί που περιέχει έναν απλό αριθμό, τότε ο τύπος του κελιού γίνεται νομισματική μονάδα και ο αριθμός συμβολίζει ένα ποσό της μονάδας αυτής
Στυλ ποσοστού	Εφαρμόζεται σε ένα κελί που περιέχει ένα απλό αριθμό ένα στυλ ποσοστού, και βέβαια, το κελί φαίνεται να περιέχει κάποιο ποσοστό
Στυλ χωρισμού χιλιάδων / υποδιαστολής	Εφαρμόζεται σε κελί που περιέχει αριθμό και αλλάζει το στυλ διαχωρισμού των χιλιάδων αλλά και της υποδιαστολής
Αύξηση δεκαδικών ψηφίων	Αυξάνονται τα δεκαδικά ψηφία σε ένα κελί που περιέχει ήδη έναν αριθμό
Μείωση δεκαδικών ψηφίων	Εφόσον υπάρχουν στο κελί που περιέχει τον αριθμό δεκαδικά ψηφία, αυτά μειώνονται
Μείωση εσοχής	Μειώνεται η εσοχή σε παραγράφους, κουκίδες και αρίθμηση
Αύξησης εσοχής	Αυξάνεται η εσοχή σε παραγράφους, κουκίδες και αρίθμηση
Περιγράμματα	Εφαρμόζεται περίγραμμα σε μια προεπιλεγμένη περιοχή
Χρώμα γεμίσματος	Πρόκειται για το χρώμα υπογράμμισης ενός επιλεγμένου κειμένου
Χρώμα γραμματοσειράς	Αλλάζει το χρώμα της γραμματοσειράς

 

 

Στη συνέχεια έπεται συνοπτική περιγραφή της γραμμής επιλογών (μενού) της εφαρμογής

 

q      Αρχείο

o       Δημιουργία… - Ανοίγει παράθυρο για τη δημιουργία ενός νέου αρχείου, δηλαδή ενός νέου βιβλίου εργασίας.

o       Άνοιγμα… - Εμφανίζεται παράθυρο για την εύρεση υπάρχοντος αρχείου του Excel προκειμένου το αυτό να ανοίξουμε.

o       Κλείσιμο - Κλείνει το τρέχον βιβλίο εργασίας, αλλά όχι και η εφαρμογή του Excel.

o       Αποθήκευση - Αποθηκεύεται το τρέχον αρχείο στην προκαθορισμένη θέση και με το προκαθορισμένο όνομα.

o       Αποθήκευση ως… - Ανοίγει παράθυρο προκειμένου να αποθηκεύσουμε το τρέχον αρχείο, αφού πρώτα ορίσουμε τη θέση και το όνομα του αρχείου αυτού.

o       Αποθήκευση ως ιστοσελίδας… - Αποθηκεύεται το αρχείο υπό μορφή ιστοσελίδας (επιλέγουμε αν θα αποθηκευτή σε αυτή τη μορφή όλο το βιβλίο ή κάποιο συγκεκριμένο φύλλο αυτού).

o       Προεπισκόπηση ιστοσελίδας - Βλέπουμε τη μορφή του βιβλίου εργασίας αν αυτό αποθηκευτεί ως ιστοσελίδα.

o       Διαμόρφωση σελίδας… - Εμφανίζεται παράθυρο όπου μπορούμε να κάνουμε επιλογές που αφορούν την εκτυπώσιμη μορφή του αρχείου (περιθώρια, προσανατολισμός, τύπος χαρτιού), αλλά και το περιεχόμενο της κεφαλίδας και του υποσέλιδου.

o       Περιοχή εκτύπωσης

§        Ορισμός περιοχής εκτύπωσης - Αφού επιλέξουμε μια περιοχή του φύλλου, ορίζεται η εκτυπώσιμη περιοχή με διακεκομμένες γραμμές.

§        Απαλοιφή περιοχής εκτύπωσης - Πραγματοποιείται το αντίστροφο της ενέργειας της ανωτέρω επιλογής.

o       Προεπισκόπηση εκτύπωσης - Ανοίγει παράθυρο όπου φαίνεται η μορφή του / των φύλλων εργασίας στο εκτυπώσιμο χαρτί.

o       Εκτύπωση… - Ανοίγει το παράθυρο εκτύπωσης.

o       Ιδιότητες - Εμφανίζεται το παράθυρο των ιδιοτήτων του αρχείου Excel.

o       Έξοδος - Πραγματοποιείται έξοδος από την εφαρμογή του Excel.

q      Επεξεργασία

o       Αναίρεση - Πραγματοποιείται αναίρεση τις πιο πρόσφατης ενέργειας (κρατείται λίστα από το πρόγραμμα με τις 10 – 20 πιο πρόσφατες ενέργειες).

o       Ακύρωση αναίρεσης - Αν λίγο πιο πριν είχαμε επιλέξει την διαδικασία της αναίρεσης, αυτή θα ανακληθεί (ομοίως κρατείται μια λίστα με τις τελευταίες αναιρέσεις).

o       Αποκοπή - Αφού έχουμε επιλέξει ένα τμήμα κειμένου, ή και εικόνας (γραφήματος κ.τ.λ.) αυτό αποκόπτεται και κρατείται προσωρινά στο clipboard (στο «πρόχειρο» δηλαδή) ούτως ώστε να επικολληθεί λίγο αργότερα σε κάποιο άλλο σημείο.

o       Αντιγραφή - Παρομοίως με την αποκοπή, με την διαφορά όμως ότι το τμήμα που επιλέχθηκε προς αντιγραφή παραμένει στη θέση του μετά την επικόλληση.

o       Επικόλληση - Πραγματοποιείται η διαδικασία της αποκόλλησης, εφόσον πρωτίστως έχει γίνει αποκοπή είτε αντιγραφή.

o       Ειδική επικόλληση… - Ανοίγει παράθυρο όπου επιλέγουμε μεταξύ των άλλων εάν θα επικολληθεί στο σύνολό του το περιεχόμενο του clipboard ή όχι.

o       Συμπλήρωση

§        Προς τα κάτω - Αν έχουμε επιλέξει ένα κελί και πατήσουμε την εν λόγω επιλογή τότε θα πραγματοποιηθεί η αντιγραφή του περιεχομένου του ακριβώς πιο πάνω κελιού στο επιλεγμένο κελί.

§        Δεξιά – Ομοίως με την ανωτέρω επιλογή, με τη διαφορά ότι αντιγράφεται το περιεχόμενο του εξ αριστερών του επιλεγμένου κελιού.

§        Προς τα επάνω - … αντίστοιχα, αντιγράφεται το περιεχόμενο του κελιού που βρίσκεται κάτω από το επιλεγμένο.

§        Αριστερά - … αντίστοιχα, αντιγράφεται το περιεχόμενο του κελιού που βρίσκεται κάτω από το επιλεγμένο.

o       Απαλοιφή - Διαγράφεται ό,τι έχει προηγούμενα επιλεγεί.

o       Διαγραφή - Ανοίγει παράθυρο διαγραφής, όπου μεταξύ των άλλων μπορούμε να επιλέξουμε τη διαγραφή ολόκληρης γραμμής ή στήλης του λογιστικού φύλλου.

o       Διαγραφή φύλλου - Διαγράφεται το επιλεγμένο φύλλο.

o       Μετακίνηση ή αντιγραφή φύλλου – Όπως μας προϊδεάζει και ο τίτλος της ενέργειας, ανοίγει παράθυρο για την μετακίνηση ή την αντιγραφή φύλλων του ενεργού βιβλίου εργασίας.

o       Εύρεση… - Ανοίγει παράθυρο για την εύρεση μιας λέξης ή φράσης (όπου δυνάμεθα μάλιστα να επιλέξουμε να γίνεται διάκριση στους κεφαλαίους και τους πεζούς χαρακτήρες).

o       Αντικατάσταση… -  Παρόμοια με την προαναφερθείσα επιλογή, μόνο που μπορούμε και να αντικαταστήσουμε τη λέξη ή τη φράση που εντοπίζουμε εντός του φύλλου με μία άλλη.

o       Μετάβαση… - Ανοίγει παράθυρο μετάβασης, όπου εντοπίζουμε το σημείο στο οποίο και θέλουμε να μεταβούμε (μέσα από μια πληθώρα επιλογών).

q      Προβολή

o       Κανονική - Πρόκειται για την κλασική εμφάνιση της εφαρμογής, όπου βλέπουμε το φύλλο εργασίας χωρίς να φαίνονται οι όποιες αλλαγές επί του κάθε φύλλου.

o       Προεπισκόπηση αλλαγών σελίδας - Αντίθετα με την κανονική προβολή, βλέπουμε και τις αλλαγές ανά φύλλο εργασίας.

o       Γραμμές εργαλείων - Εδώ θα εμφανιστεί η λίστα όλες τις γραμμές εργαλείων της εφαρμογής. Αν είναι επιλεγμένες, τότε αυτές θα εμφανίζονται στο κεντρικό παράθυρο του Excel, ειδάλλως θα παραμένουν κρυφές.

o       Γραμμή τύπων - Αν είναι επιλεγμένη, τότε εμφανίζεται η γραμμή τύπων (όπου βλέπουμε το επιλεγμένο κάθε φορά παράθυρο, αλλά και το περιεχόμενο αυτού).

o       Γραμμή κατάστασης - Εδώ εφόσον είναι επιλεγμένο θα φαίνεται η γραμμή κατάστασης στο κάτω μέρος του κεντρικού παραθύρου της εφαρμογής.

o       Κεφαλίδα και υποσέλιδο… - Εμφανίζεται το παράθυρο της διαμόρφωσης σελίδας (το οποίο περιέχει τέσσαρες καρτέλες), με επιλεγμένη την καρτέλα της κεφαλίδας και του υποσέλιδου, όπου μπορούμε να εισάγουμε κείμενο έτοιμο ή μη.

o       Σχόλια - Εμφανίζεται γραμμή εργαλείων σχετική με την εισαγωγή και επεξεργασία σχολίων (τα σχόλια εισάγονται σε κάποιο κελί αλλά δεν εμφανή παρά μόνο όταν ο δρομέας του ποντικιού περάσει πάνω από το συγκεκριμένο κελί).

o       Πλήρης οθόνη - Όταν επιλέγεται, το ενεργό φύλλο εργασίας καταλαμβάνει το σύνολο της οθόνης μας (άσχετα με το αν το παράθυρο ήταν μεγιστοποιημένο ή όχι), και πέρα από το φύλλο φαίνεται μόνο η βασική γραμμή στο πάνω μέρος της οθόνης.

o       Ζουμ… - Εμφανίζεται παράθυρο επιλογής μεγέθους του περιεχομένου των φύλλων εργασίας (γραμματοσειράς και εικόνων).

q      Εισαγωγή

o       Κελιά… - Εμφανίζεται παράθυρο για την εισαγωγή κελιών, όπου επιλέγουμε είτε την εισαγωγή ενός κελιού (με μετακίνηση των πλησίων του) είτε ολόκληρης γραμμής ή στήλης.

o       Γραμμές - Έχοντας επιλέξει μια γραμμή και πατώντας την εν λόγω επιλογή, πραγματοποιείται εισαγωγή μιας νέας γραμμής με μετακίνηση όλων των γραμμών, που έπονται της επιλεγμένης, μία θέση πιο κάτω.

o       Στήλες - Αντίστοιχα, έχοντας επιλέξει μια στήλη και πατώντας την εν λόγω επιλογή, πραγματοποιείται εισαγωγή μιας νέας στήλης με μετακίνηση όλων των στηλών, που έπονται της επιλεγμένης, μία θέση πιο δεξιά.

o       Φύλλο εργασίας - Πραγματοποιείται εισαγωγή νέου φύλλου εργασίας (…θα μπορούσαμε για τον ίδιο σκοπό να κάνουμε δεξί κλικ επάνω στο όνομα ενός φύλλο – στο κάτω μέρος του παραθύρου της εφαρμογής – και από εκεί να επιλέξουμε εισαγωγή).

o       Γράφημα… - Εμφανίζεται το παράθυρο του Οδηγού Γραφημάτων, όπου τελικά θα εισάγουμε ένα νέο γράφημα στο ενεργό φύλλο ή και σε κάποιο άλλο (ανάλογα με τις επιλογές που κάναμε με τον οδηγό γραφημάτων).

o       Αλλαγή σελίδας (Κατάργηση αλλαγής σελίδας) - Στο σημείο όπου βρίσκεται ο δρομέας εισάγεται διακεκομμένη γραμμή ορίζοντας έτσι τα όρια της εκτυπώσιμης σελίδας (Κάθε φύλλο εργασίας όταν αν θα εκτυπωθεί, θα «μοιραστεί» σε σελίδες εκτύπωσης).

o       Συνάρτηση… - Θα ανοίξει παράθυρο συναρτήσεων, και στο επιλεγμένο κελί θα εισαχθεί η συνάρτηση που θα επιλέξουμε από το εν λόγω παράθυρο.

o       Σχόλιο - Θα πραγματοποιηθεί εισαγωγή σχολίου για το ενεργό κελί (θα εισαχθεί σε ένα μικρό πλαίσιο κειμένου που θα εμφανιστεί).

o       Εικόνα

§        Έτοιμες εικόνες από Clip Art… ­ - Ανοίγει η συλλογή εικόνων του Microsoft Office, η οποία μας παρέχει έτοιμες και κατηγοριοποιημένες εικόνες για να εισάγουμε στα φύλλα εργασίας μας.

§        Από αρχείο…  - Εδώ ανοίγει το παράθυρο της αναζήτησης / περιήγησης των Windows, όπου καλούμαστε να βρούμε και να επιλέξουμε εικόνες που έχουμε στον υπολογιστή μας.

§        Αυτόματα Σχήματα ­ - Με την επιλογή των αυτόματων σχημάτων ανοίγει η αντίστοιχη γραμμή εργαλείων από όπου δυνάμεθα να επιλέξουμε και να εισάγουμε, από μια ποικιλία σχημάτων, αυτόματα σχήματα της επιλογής μας. Χωρίζονται σε κατηγορίες, όπως Γραμμές, Γραμμές Σύνδεσης, Βασικά Σχήματα, και Διαγράμματα Ροής.

§        Οργανόγραμμα - Με την επιλογή αυτή, ανοίγει το παράθυρο του Microsoft Organization Chart, όπου μπορούμε να επεξεργαστούμε ένα οργανόγραμμα και έπειτα να το εισάγουμε στο φύλλο εργασίας.

§        WordArt… - Ανοίγει το παράθυρο του Word Art, το οποίο περιέχει μια συλλογή από προκαθορισμένες μορφοποιήσεις κειμένου. Επιλέγοντας μία εξ αυτών, ανοίγει δεύτερο παράθυρο όπου καλούμαστε να εισάγουμε ένα κείμενο (κείμενο που θα αποκτήσει την επιλεγμένη μορφοποίηση) και έπειτα εισάγεται στο φύλλο εργασίας.

o       Αντικείμενο… - Θα ανοίξει παράθυρο επιλογής τύπου αντικειμένου (για παράδειγμα ένα αρχείο εικόνας ή ήχου), και μάλιστα μας δύνεται η επιλογή δημιουργίας νέου, ή άνοιγμα υπάρχοντος αντικειμένου. Έτσι, εισάγεται το επιλεγμένο αντικείμενο (είτε με τη μορφή εικονιδίου είτε με τη μορφή προεπισκόπησης). Αν κάνουμε διπλό κλικ, θα αναπαραχθεί το εν λόγω αντικείμενο με την κατάλληλη εφαρμογή, ανάλογα με τον τύπου αυτού.

o       Υπερσύνδεση…  - Εδώ θα ανοίξει το παράθυρο εισαγωγής υπερσύνδεσης, όπου τελικά θα επιτύχουμε την μετάβαση από ένα σημείου του αρχείου σε ένα άλλο, ή ακόμη και τη σύνδεση ενός σημείου του αρχείου μας με ένα άλλο (απομακρυσμένο ενδεχομένως) αρχείο.

q      Μορφή

o       Κελιά… - Με την εν λόγω επιλογή, εμφανίζεται το παράθυρο Μορφοποίησης κελιού, το οποίο αποτελείται από έξι καρτέλες:

§        Αριθμός - Εδώ καθορίζουμε τη μορφή / κατηγορία του περιεχομένου του κελιού.

§        Στοίχιση - Στην καρτέλα αυτή επιλέγουμε στοίχιση και προσανατολισμό του περιεχομένου του κελιού μας.

§        Γραμματοσειρά - Όπως φανερώνει ο τίτλος της καρτέλας, δυνάμεθα να επιλέξουμε γραμματοσειρά, στυλ και μέγεθος για το κείμενο του κελιού.

§        Περίγραμμα - Σε αυτό το σημείο, μπορούμε να προσθέσουμε πλέγμα σε ένα κελί ή σε ένα σύνολο κελιών, και βέβαια να καθορίσουμε το στυλ και τι χρώμα της γραμμής.

§        Μοτίβα - Εδώ δυνάμεθα να δώσουμε χρώμα και μοτίβο στο κελί.

§        Προστασία - Τέλος, εδώ συναντούμε τις επιλογές Κλειδωμένο και Κρυφό, όπου αφορούν την προστασία των δεδομένων μας.

 

o       Γραμμή - Από την επιλογή αυτή μπορούμε να καθορίσουμε το ύψος του κελιού, αλλά και να αποκρύψουμε και να επανεμφανίσουμε αυτό.

o       Στήλη­ - Αντίστοιχα, από εδώ μπορούμε να καθορίσουμε το πλάτος του κελιού, και βέβαια να αποκρύψουμε και να επανεμφανίσουμε αυτό.

o       Φύλλο

§        Μετονομασία - Από εδώ μπορούμε να μετονομάσουμε το ενεργό φύλλο εργασίας μας.

§        Απόκρυψη - Εδώ δυνάμεθα να αποκρύψουμε το ενεργό φύλλο εργασίας.

§        Επανεμφάνιση… - Στην επιλογή αυτή ανοίγει ένα μικρό παράθυρο απ’ όπου επιλέγουμε το φύλλο που είχε πρωθύστερα αποκρυφτεί, προκειμένου να επανεμφανιστεί. 

§        Φόντο… - Ανοίγει παράθυρο αναζήτησης / περιήγησης των Windows, όπου επιλέγουμε μια εικόνα που θα τοποθετηθεί στο φόντο του / των κελιού / κελιών.

o       Αυτόματη Μορφοποίηση… - Ανοίγει παράθυρο με αυτόματες μορφοποιήσεις προς επιλογή.

o       Μορφοποίηση υπό όρους… - Εμφανίζεται παράθυρο, όπου καθορίζουμε τις τιμές που δύνανται να πάρουν το επιλεγμένο κελί.

q      Εργαλεία

o       Έλεγχος ορθογραφίας…  - Εκκινείται το εργαλείο της ορθογραφίας, το οποίο μας βοηθά να διορθώσουμε γραμματικά, ορθογραφικά και συντακτικά λάθη.

o       Αυτόματη Διόρθωση… - Εμφανίζεται το αντίστοιχο παράθυρο, όπου βλέπουμε τις επιλογές της αυτόματης διόρθωσης, δηλαδή του μηχανισμού, που για παράδειγμα, όταν ξεκινά μια νέα πρόταση θέτει την πρώτη λέξη να έχει κεφαλαίο χαρακτήρα. Αν θέλουμε μπορούμε από εδώ να καταργήσουμε μια επιλογή, ή και να προσθέσουμε μια νέα ενέργεια για τον εν λόγω μηχανισμό.

o       Προστασία

§        Προστασία φύλλου / Κατάργηση προστασίας φύλλου… - Από εδώ μπορούμε να προστατεύσουμε το φύλλο εργασίας μας, δίνοντας κωδικό προστασίας.

§        Προστασία βιβλίου εργασίας… - Αντίστοιχα με την ανωτέρω επιλογή, μόνο που τώρα θέτουμε κωδικό προστασίας όλου του βιβλίου εργασίας.

§        Προστασία και κοινή χρήση βιβλίου εργασίας… - Εδώ δυνάμεθα να θέσουμε το βιβλίο προς κοινή χρήση.

o       Έλεγχος

§        Ανίχνευση σφάλματος - Όταν σε ένα κελί που περιέχει τύπο εμφανίζεται κωδικός σφάλματος, επιλέγοντας το εν λόγω κελί και έπειτα την επιλογή αυτή, θα ανιχνευθεί το λάθος στον τύπο του κελιού.

o       Προσαρμογή… - Το παράθυρο της προσαρμογής που εμφανίζεται, περιλαμβάνει τρεις καρτέλες :

§        Γραμμές εργαλείων - Όπου βλέπουμε το σύνολο των γραμμών εργαλείων, και επιλέγουμε για το ποιες θα εμφανίζονται κατά την εκκίνηση της εφαρμογής του Excel.

§        Εντολές - Διακρίνουμε ανά γραμμή εργαλείων, ποιες από τις εντολές τις θα εμφανίζονται ως κουμπιά για άμεση χρήση.

§        Επιλογές - Τέλος, στην τρίτη καρτέλα, θέτουμε τις προσωπικές επιλογές σε θέματα εμφάνισης των γραμμών εργαλείων και των μενού.

o       Επιλογές… - Από εδώ, οδηγούμαστε στο παράθυρο των επιλογών, όπου από τις οκτώ καρτέλες μπορούμε να επιλέξουμε αν θα εμφανίζονται η γραμμή κατάστασης ή η γραμμή τύπων, ή ακόμη οι γραμμές πλέγματος. Επίσης, απ’ εδώ δυνάμεθα να θέσουμε τη βασική γραμματοσειρά και το μέγεθος του κειμένου, το πόσα φύλλα θα εμφανίζονται κάθε φορά που δημιουργούμε ένα νέο βιβλίο εργασίας (η προεπιλογή είναι τρία), την προεπιλεγμένη θέση των αρχείων, ακόμη - ακόμη και προσθέσουμε μια Προσαρμοσμένη Λίστα, να τροποποιήσουμε είτε να διαγράψουμε μια υπάρχουσα.

q      Δεδομένα

o       Ταξινόμηση - Αφού επιλέξουμε ένα σύνολο κελιών, στη συνέχεια με την επιλογή αυτή μπορούμε να ταξινομήσουμε τα δεδομένα των επιλεγμένων κελιών, είτε με αύξουσα είτε με φθίνουσα ταξινόμηση (βάσει μιας ή περισσοτέρων λιστών).

o       Λήψη εξωτερικών δεδομένων - Ανοίγει παράθυρο οδηγού για εισαγωγή εξωτερικών δεδομένων εντός του φύλλου εργασίας μας, όπως για παράδειγμα, δεδομένα από ένα αρχείο κειμένου (.txt).

q      Παράθυρο

o       Δημιουργία παραθύρου - Κάθε φορά που επιλέγουμε τη δημιουργία νέου παραθύρου, ανοίγει ξανά και ξανά το ενεργό αρχείο μας σε νέο παράθυρο.

o       Τακτοποίηση… - Όταν έχουμε περισσότερα από ένα αρχεία Excel ταυτόχρονα ανοιγμένα, μπορούμε να τα θέσουμε σε οριζόντια ή κατακόρυφη παράθεση και να τα βλέπουμε όλα ταυτόχρονα σε ένα παράθυρο.

o       Απόκρυψη - Επίσης, μπορούμε να αποκρύψουμε τα παράθυρα των διαφόρων αρχείων της εφαρμογής.

o       Επανεμφάνιση… - Και βέβαια, εφόσον κάποιο ή κάποια αρχεία είναι «κρυμμένα» μπορούμε να τα επανεμφανίσουμε με τη βοήθεια του παραθύρου της επιλογής αυτής.

o       Διαίρεση / Κατάργηση διαίρεσης - Διαιρείται το ενεργό παράθυρο σε τέσσαρα μέρη, και βέβαια με την κατάργηση αναιρείται η διαίρεση αυτή.

o       Σταθεροποίηση τμημάτων παραθύρου - Κάτι αντίστοιχο με την ανωτέρω επιλογή της διαίρεσης.

q      Βοήθεια

o       Βοήθεια για το Microsoft Excel - Με την επιλογή αυτή θα εμφανιστεί το παράθυρο της βοήθειας του Office για το Excel. Μέσα από το παράθυρο που ανοίγει, δυνάμεθα να βρούμε οποιοδήποτε θέμα μας ενδιαφέρει, όσον αφορά την εν λόγω εφαρμογή, μέσα από μια εκτενή λίστα θεμάτων. Βεβαίως, υπάρχει και η δυνατότητα της αναζήτησης βάσει μιας φράσης ή μιας λέξης -  κλειδί.

o       Εμφάνιση του Βοηθού του Office - Θα κάνει την εμφάνισή του ο βοηθός του Office, ο οποίος, μεταξύ των άλλων, μας δίνει χρήσιμες συμβουλές κατά την επεξεργασία του λογιστικού προγράμματος.

o       Τι είναι… - Πρόκειται για μια ιδιαίτερα χρήσιμη επιλογή, η οποία, κάθε φορά που καλείται, «μετατρέπει» τον δρομέα μας σε δείκτη ανάδειξης απορίας μας. Δηλαδή, έχοντας επιλέξει πρωτίστως την επιλογή «τι είναι», και έπειτα κάνοντας ένα απλό κλικ σε μια οποιαδήποτε επιλογή, δεν θα πραγματοποιηθεί η ενέργεια της τελευταίας, αλλά θα εμφανιστεί μια συνοπτική περιγραφή της λειτουργικότητας αυτής.

o       Το Office στο Web - … βοήθεια μέσω διαδικτύου.

o       Πληροφορίες για το Microsoft Excel - Είναι η επιλογή που εμφανίζει το παράθυρο με τις πληροφορίες για την εφαρμογή, πληροφορίες όπως την έκδοση αυτής.